Wie oft sollte man regelmäßige Meetings abhalten?

Die ehrliche Antwort lautet: gar nicht.

Zumindest nicht so, wie es in den meisten Unternehmen praktiziert wird.
Regelmäßige Meetings sind ein Relikt aus einer Zeit, in der man glaubte, Kommunikation ließe sich durch Routine erzwingen. Heute wissen wir: Die meisten dieser Termine erzeugen vor allem eines – Leerlauf.

Das Paradoxon der Regelmäßigkeit

Viele Teams glauben, dass wöchentliche oder tägliche Besprechungen Struktur bringen. Doch in Wahrheit passiert oft das Gegenteil: Der Kalender füllt sich mit Terminen, bei denen sich wenig bewegt.

Ein typischer Montag beginnt mit einem Jour Fixe, mittwochs folgt ein Team-Update, freitags ein Rückblick – und zwischendurch noch ein paar Ad-hoc-Calls. Am Ende der Woche bleibt das Gefühl, viel geredet, aber wenig entschieden zu haben.

Ich selbst habe diese Routine jahrelang mitgetragen – bis ich gemerkt habe, dass sie kaum echten Mehrwert schafft. Besonders Daily Standups waren für mich der Inbegriff verschwendeter Zeit: Jeder erzählt, was er gestern gemacht hat, was er heute macht, und was ihn blockiert. Klingt strukturiert, ist aber oft reine Wiederholung.

Das Problem mit dem Kalender als Autopilot

Der größte Fehler bei regelmäßigen Meetings ist ihre Automatik. Sie finden statt, weil sie im Kalender stehen – nicht, weil sie gebraucht werden.

So entsteht eine trügerische Sicherheit: Man glaubt, durch wiederkehrende Termine die Kontrolle zu behalten. Doch tatsächlich verliert man sie – über die eigene Zeit, die Energie und oft auch über die Prioritäten.

Effektive Zusammenarbeit entsteht nicht durch Taktung, sondern durch Relevanz.

Deshalb lautet meine heutige Regel:

Ein Meeting findet nur dann statt, wenn es einen konkreten Anlass gibt.

Warum weniger Meetings mehr Fokus schaffen

Meetings sind kein Selbstzweck. Sie sollen Entscheidungen ermöglichen oder Klarheit schaffen – nicht bloß Kommunikation erzeugen.

Ich habe vor einiger Zeit beschlossen, die Standarddauer aller Termine zu halbieren: maximal 30 Minuten.

Das Ergebnis war verblüffend:

• Die Gespräche wurden kürzer, aber besser.
• Die Vorbereitung intensiver, weil man wusste: Zeit ist knapp.
• Und das Team war gezwungen, wirklich auf den Punkt zu kommen.

Ich habe festgestellt: Wenn man in 30 Minuten keine Klarheit schafft, wird man sie in 60 auch nicht erreichen.

Und das Beste daran?
Plötzlich entsteht Freiraum. Kalender, die früher blockiert waren, öffnen sich. Und genau dort liegt der eigentliche Produktivitätsgewinn – nicht in neuen Tools, sondern in weniger Meetings.

Zwei kurze Gespräche schlagen ein langes Meeting

Viele Themen werden in einem einzigen Meeting „gebündelt“. Klingt effizient, ist es aber nicht.

Besser: zwei kurze, thematisch fokussierte Meetings statt einem langen, unstrukturierten. Dadurch bleibt der Kopf klar und das Team im Fokus.

Meetings sollten wie gute Sprints sein – kurz, intensiv, mit klarem Ziel.

Keine Agenda – kein Meeting

Einer meiner wichtigsten Grundsätze lautet heute: Keine Agenda, kein Meeting.

Die Agenda ist das Drehbuch des Erfolgs. Sie zeigt, dass jemand über Ziel, Ablauf und gewünschtes Ergebnis nachgedacht hat.

Ich lehne Einladungen ohne Agenda höflich ab – nicht aus Prinzip, sondern aus Respekt vor der Zeit aller Beteiligten.

Und erstaunlicherweise führt das oft zu einem positiven Nebeneffekt: Viele dieser Meetings finden dann einfach gar nicht mehr statt.

Die Kunst der Nachbereitung

Ein Meeting endet nicht mit dem letzten Satz.
Erst die Nachbereitung macht es wertvoll.

Ich plane bewusst 10–15 Minuten zwischen Terminen ein, um Notizen zu machen, To-dos zu klären oder offene Fragen nachzuschärfen. Das ist der Moment, in dem aus Reden wirklich Handeln wird.

Was stattdessen besser funktioniert

Wenn man regelmäßige Meetings abschafft, braucht es Alternativen. Hier sind die, die sich bei mir bewährt haben:

• Asynchrone Updates: Wichtige Infos kommen schriftlich – klar, knapp, dokumentiert.
• Ad-hoc-Abstimmungen: Wenn etwas entschieden werden muss, reicht oft ein kurzes Gespräch.
• Review-Termine on demand: Nur wenn es tatsächlich neuen Input oder Entscheidungen braucht.
• Klare Verantwortlichkeiten: Weniger Abstimmung, mehr Eigenverantwortung.

So entsteht eine Kommunikationskultur, die von Notwendigkeit lebt – nicht von Gewohnheit.

Fazit: Keine Routine ohne Relevanz

Meetings sind ein mächtiges Werkzeug – aber nur, wenn man sie gezielt einsetzt.
Regelmäßige Termine ohne konkreten Anlass sind wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften, die man bezahlt, aber nie nutzt: gut gemeint, aber ohne Wirkung.

Die klügste Meetingkultur ist also die, die sich immer wieder selbst hinterfragt.

„Brauchen wir das wirklich?“
Wenn die Antwort nicht eindeutig „Ja“ lautet, lautet sie wahrscheinlich „Nein“.

Meine vollständigen Gedanken zu diesem Thema findest Du im Capendio Briefing.