Warum die „unsexy Basics“ dein Startup retten können

Viele Gründer:innen in Österreich starten mit voller Energie ins Abenteuer Unternehmertum. Das Produkt wird gefeilt, die ersten Kund:innen gewonnen, Investoren angesprochen – und alles scheint auf Wachstumskurs. Doch die Wahrheit ist: Die größten Risiken für Startups liegen nicht selten in jenen Bereichen, die gerne als „unsexy Basics“ abgetan werden – Steuern, Buchhaltung, Payroll oder Behördenmeldungen.

Fehler in diesen Grundlagen kosten Geld, Zeit und Glaubwürdigkeit. Und noch schlimmer: Sie schrecken Investor:innen ab. Wer hier früh die richtigen Weichen stellt, kann sich auf das Wesentliche konzentrieren – Wachstum und Skalierung.

Im Folgenden zeigen wir dir die sieben unterschätzten Basics für Startups in Österreich – mit Praxisbeispielen, Tipps und kleinen Fallstudien, die zeigen, wie man typische Stolperfallen vermeidet.

1. Die richtige Rechtsform wählen – und zwar frühzeitig

Viele Startups starten aus Kostengründen als Einzelunternehmen (EPU) oder OG. Das ist schnell und günstig, doch spätestens beim ersten Investorengespräch wirkt diese Rechtsform unprofessionell. Zudem fehlt Haftungsschutz für das Privatvermögen der Gründer:innen.

Grundlagen-Überblick über die Rechtsformen in Österreich:

• EPU (Einzelunternehmen): schnell gegründet, aber volle persönliche Haftung.
• OG/KG: mehrere Gründer:innen möglich, dennoch volle Haftung.
• GmbH: Standard für Startups, Kapitalgesellschaft mit Stammkapital (35.000 €, davon bei Gründungsprivilegierung nur 10.000 € nötig). Körperschaftsteuerpflicht (24 %).
• AG: selten bei Startups, aufwendig und teuer.

👉 Praxis-Tipp: Wer skalieren und Investor:innen gewinnen möchte, sollte so früh wie möglich eine GmbH gründen. Aber auch, wenn andere Rechtsformen gewählt werden, muss darauf geachtet werden, dass alle Verträge nicht mündlich sondern schriftlich abgeschlossen werden. Falls Du Unterstützung bei der Erstellung der Grundlagen benötigst, kannst Du Dich bei den Experten von make visions management melden.

Mini-Fallstudie: Ein EPU-Gründer will Investoren überzeugen, stößt aber auf Ablehnung. Erst nach Umwandlung in eine GmbH klappt die Kapitalrunde und bereitet den Weg zu einem erfolgreichen und steuerschonenden Exit.

2. Steuern & Abgaben: Basiswissen ist Pflicht

Viele Gründer:innen unterschätzen, welche Steuer- und Abgabenlast in Österreich tatsächlich auf sie zukommt. Die Folge sind Liquiditätsprobleme und böse Überraschungen.

Die wichtigsten Abgaben für Startups:

• Körperschaftsteuer (KöSt): 24 % auf Gewinne (bei GmbH)
• Einkommensteuer (ESt): bis zu 55 % (bei EPU/OG/KG)
• Kapitalertragsteuer (KESt): 27,5 % auf Ausschüttungen
• Umsatzsteuer (USt): 20 % Normalsteuersatz, 10 %/13 % ermäßigt
• Sozialversicherung (SVS/ÖGK): Pflicht für Selbständige & Dienstnehmer:innen
• Lohnabgaben: DB, Zuschlag, Kommunalsteuer

👉 Praxis-Tipp: Lege von Anfang an 30–35 % deiner Einnahmen als Rücklage für Steuern und Abgaben beiseite.

3. Pflichtregistrierungen bei Behörden nicht verschlafen

Viele Startups melden sich zu spät bei den zuständigen Behörden an – und zahlen später Strafen.

Ein häufiger Fehler in der frühen Gründungsphase: Gründer:innen denken, dass „Papierkram“ Zeitverschwendung sei und verschieben die Meldungen bei Behörden. Das ist ein Trugschluss. Verspätete Registrierungen ziehen nicht nur Strafen nach sich, sondern schaffen auch unnötige Unsicherheit, wenn etwa erste Rechnungen gestellt werden müssen oder Investor:innen nach einer gültigen UID-Nummer fragen.

Gerade im österreichischen System gilt: Ohne Registrierungen kein offizielles Business. Finanzamt, SVS, ÖGK, WKO und Firmenbuch müssen von Beginn an im Blick sein. Ein professionell geführtes Startup wird hier keine Lücken haben.

Die wichtigsten Stellen:

• Finanzamt (Steuernummer, UID-Nummer)
• SVS (Sozialversicherung für Gründer:innen)
• ÖGK (Mitarbeiter:innen ab dem ersten Dienstvertrag)
• WKO (Pflichtmitgliedschaft)
• Firmenbuchgericht (bei GmbH/AG)

4. Buchhaltung ist mehr als eine Pflichtaufgabe

Die Buchhaltung wird von Gründer:innen oft so lange vernachlässigt, bis ein Investor die erste Due Diligence einfordert. Wer dann nur einen Schuhkarton voller Belege hat, verliert sofort an Glaubwürdigkeit.

Eine gute Buchhaltung ist jedoch weit mehr als nur die Ablage von Rechnungen – sie ist ein strategisches Steuerungsinstrument. Sie zeigt, wie viel Cash noch vorhanden ist, wie lange dein Runway reicht, welche Kostenblöcke zu hoch sind und wie dein Unternehmen finanziell wirklich dasteht.

Digitale Tools machen es heute einfach, diese Transparenz herzustellen. Gründer:innen, die monatlich Reports über Cashflow und Personalkostenquote sehen, können rechtzeitig gegensteuern – und genau das überzeugt Investor:innen.

So machst du es richtig:

• Nutze digitale Buchhaltungstools (z. B. BMD, SevDesk, Lexoffice)
• Erstelle monatliche Reports (Cashflow, Runway, Personalkostenquote)
• Trenne private und geschäftliche Konten strikt

Eine gute Buchhaltung ist kein Kostenfaktor, sondern ein Wettbewerbsvorteil.

5. Payroll-Fehler vermeiden

Die erste Mitarbeiter:in einzustellen, ist ein Meilenstein für jedes Startup. Gleichzeitig öffnet sich damit ein neues Feld voller Pflichten. Fehler in der Lohnverrechnung sind nicht nur teuer, sie beschädigen auch das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen. Wer sein Gehalt unvollständig oder verspätet bekommt, zweifelt sofort an der Professionalität des Unternehmens.

Besonders riskant sind falsche Einstufungen in Kollektivverträgen oder vergessene Abgaben an die ÖGK. Schon kleine Fehler summieren sich schnell zu Nachzahlungen in Tausenderhöhe.

Professionell aufgesetzte Payroll-Prozesse sind daher ein Muss. Automatisierte Systeme, ein klarer Prozessplan und – bei wachsendem Team – die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Payroll-Dienstleister sorgen dafür, dass Gehälter korrekt, pünktlich und transparent abgerechnet werden.

Wichtige Punkte:

• Lohnsteuer korrekt berechnen
• Sozialversicherungsbeiträge abführen (ÖGK)
• DB, Zuschlag, Kommunalsteuer berücksichtigen
• Benefits und ESOPs sauber dokumentieren

Vertrauen im Team beginnt bei der Gehaltsabrechnung.

6. Steuerberater:innen als Sparringspartner nutzen

Viele Startups machen den Fehler, sich entweder zu sehr auf ihre Steuerberater:innen zu verlassen – oder sie komplett zu ignorieren. Beides ist problematisch. Ein Steuerberater ist kein Erfüllungsgehilfe, sondern sollte dein Sparringspartner sein.

Die beste Strategie: Grundlagen selbst verstehen, um Entscheidungen souverän treffen zu können, und komplexe Themen wie Jahresabschluss oder internationale Steuerfragen an Profis abgeben. So behältst du den Überblick über die Finanzen, ohne dich in Details zu verlieren.

Gerade Investor:innen wollen sehen, dass Gründer:innen ihre Zahlen kennen. Wer bei jedem Steuer- oder Cashflow-Thema nur auf den Steuerberater verweist, signalisiert fehlende Kompetenz.

Besser:

• Grundlagen selbst beherrschen
• Standardmeldungen eigenständig durchführen
• Jahresabschluss & komplexe Themen an Profis übergeben

Steuerberater:innen helfen dir beim Fliegen – aber den Kurs bestimmst du.

7. Unternehmensdaten zentral bündeln

Startups wachsen schnell – und mit ihnen die Menge an relevanten Daten. Ohne System landen wichtige Informationen in E-Mails, Notizen oder Excel-Sheets und sind im Ernstfall nicht auffindbar. Das führt zu Chaos, besonders wenn Behörden, Banken oder Investor:innen kurzfristig Unterlagen anfordern.

Ein zentrales Stammdatenblatt, das alle Kennnummern, Abgabenfristen und offiziellen Informationen bündelt, ist ein einfacher, aber extrem wirkungsvoller Hebel. So können auch Teammitglieder oder Stellvertreter:innen im Krankheitsfall sofort einspringen.

Besonders in Investorengesprächen ist ein gut gepflegtes Stammdatenblatt ein Pluspunkt. Es zeigt, dass das Startup strukturiert arbeitet und nicht erst Unterlagen zusammensuchen muss.

Typische Stammdaten:

• Steuernummer, UID, Firmenbuchnummer
• Beitragsnummern (ÖGK, SVS)
• Dienstgebernummer
• Bankdaten & Behördenkontakte
• Abgabenfälligkeiten

👉 Praxis-Tipp: Ein zentrales Stammdatenblatt spart Zeit und reduziert Fehler.

Fazit: Ohne Basics kein Wachstum

Steuern, Abgaben, Payroll und Buchhaltung sind nicht die spannendsten Themen – aber sie sind das Fundament, auf dem jedes Startup in Österreich aufbaut. Wer hier Chaos zulässt, verliert nicht nur Geld und Zeit, sondern auch die Glaubwürdigkeit bei Investor:innen.

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